Sygnalista

Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych dokonywanych do organu publicznego ? Gminy Zduny

Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), poniżej przedstawiamy informacje dedykowane sygnalistom, którzy zamierzają dokonać zgłoszenia zewnętrznego do organu publicznego, którym jest Gmina Zduny.

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego do Gminy Zduny

Zgłoszenia zewnętrznego do Gminy Zduny, którego w ramach czynności związanych z dokonywaniem, rozpatrywaniem oraz podejmowaniem działań następczych w zakresie zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów obsługuje Urząd Gminy Zduny, można dokonać za pomocą następujących kanałów komunikacyjnych:

• zgłoszenie pisemne w postaci elektronicznej – skrzynka mailowa dedykowana do zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów:  sygnalistazewnetrzny@gminazduny.pl;
• zgłoszenie pisemne w postaci papierowej – na adres korespondencyjny organu pomocniczego Gminy, tj. Urzędu Gminy Zduny: Zduny 1C, 99-440 Zduny; w zamkniętej kopercie z dopiskiem: ,,Zgłoszenie sygnalisty zew.  ? nie otwierać?;
• zgłoszenie w postaci ustnej ? na wniosek sygnalisty zgłoszenie może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku przez organ. Zgłoszenie to jest wówczas dokumentowane, za wcześniejszą zgodą sygnalisty przy pomocy protokołu ze spotkania bądź nagrania rozmowy. Po sporządzeniu protokołu ze spotkania Sygnalista ma prawo dokonać jego sprawdzenia, w razie potrzeby poprawienia oraz końcowego zatwierdzenia w formie własnoręcznego podpisu.

Zgodnie z wolą ustawodawcy, organ publiczny ma obowiązek przyjmować zgłoszenia zewnętrzne dokonane bez ujawnienia tożsamości sygnalisty. Zgłoszenia anonimowe mogą zostać przekazane za pomocą następujących kanałów i w następujący sposób:

• zgłoszenie pisemne w postaci elektronicznej – skrzynka mailowa dedykowana do zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów ? sygnalistazewnetrzny@gminazduny.pl; Sygnalista przesyła zgłoszenie o naruszeniu prawa przy pomocy adresu mailowego, który nie ujawnia jego danych osobowych;
• zgłoszenie pisemne w postaci papierowej ? na adres korespondencyjny jednostki pomocniczej obsługującej organ publiczny, jakim jest Gmina Zduny, tj. Urząd Gminy Zduny: Zduny 1C, 99-440 Zduny; w zamkniętej kopercie z dopiskiem: ,,Zgłoszenie sygnalisty zew. ? nie otwierać?, z pominięciem danych nadawcy.

2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

W myśl art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz, że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Na żądanie sygnalisty organ wydaje – nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania – zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie przewidzianej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, o której mowa w rozdziale 2 przywołanej ustawy.

3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

3.1. Organ publiczny – Gmina Zduny, przy pomocy jednostki ? Urzędu Gminy Zduny, ma obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych.

3.2. Po otrzymaniu zgłoszenia, organ w pierwszej kolejności dokonuje jego weryfikacji i ustala przy tym, czy owe zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa oraz, czy przedmiot naruszenia, którego dotyczy zgłoszenie należy do obszarów działania tego organu. Jeżeli tak, organ rozpatruje zgłoszenie, podejmuje działania następcze oraz ? jeżeli to możliwe – przekazuje sygnaliście informację zwrotną. Jeżeli organ uzna się za nieodpowiedni w zakresie konkretnego zgłoszenia, wówczas zgłoszenie takie stosownie przekazywane jest do organu publicznego, odpowiedniego do podjęcia działań następczych w związku z owym zgłoszeniem, o czym organ informuje sygnalistę (jeżeli jest to możliwe) w ciągu 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia przez sygnalistę. Termin ten może ulec przedłużeniu do 30 dni ? w uzasadnionych przypadkach.

3.3. Gmina Zduny, przy pomocy Urzędu Gminy Zduny przesyła sygnaliście niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba, że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub organ ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

3.4. Gmina Zduny, przy pomocy Urzędu Gminy Zduny może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu z prośbą o złożenie wyjaśnień dotyczących zgłoszenia lub o przekazanie dodatkowych informacji, jakie sygnalista może posiadać. Jeżeli sygnalista sprzeciwi się przekazaniu wyjaśnień i innych istotnych informacji bądź ich przekazanie mogłoby zagrozić ochronie jego poufności, odstępuje się od wystosowanego wcześniej żądania.

3.5. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, Gmina przy pomocy Urzędu może przekazać zgłoszenie zewnętrzne:

1) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym przez Gminę Zduny;

2) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

Zarówno Gmina Zduny, która przy pomocy Urzędu przekazuje zgłoszenie, jak i podmioty wskazane powyżej, odpowiedzialne za podejmowanie dalszych czynności na jego rzecz zapewniają, że wszelkie czynności związane ze zgłoszeniem zewnętrznym są zgodne z prawem, a w szczególności z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, a także są podejmowane z zachowaniem należytej staranności, uwzględniając przy tym zapewnienie poufności sygnalisty oraz osoby, której to zgłoszenie dotyczy.

3.6. Jeżeli przewidują to odrębne przepisy, Gmina przy pomocy Urzędu przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym UE informacje zawarte w otrzymanym zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy bądź jednostki.

3.7. Urząd obsługujący Gminę Zduny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Wówczas organ informuje sygnalistę  o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie swojej decyzji, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

4. Termin i rodzaj informacji zwrotnej

Gmina Zduny, obsługiwana przez Urząd jest zobowiązana do przekazania informacji zwrotnej sygnaliście w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty o tym fakcie przed upływem terminu, o którym mowa w zdaniu 1 niniejszego punktu. Ponadto sygnaliście przekazuje się również informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Informacja zwrotna zawiera przede wszystkim potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, informacje o etapie postępowania oraz ewentualne działania następcze podjęte w związku z przedmiotowym zgłoszeniem.

5. Zasady poufności zgłoszeń zewnętrznych

Zgłoszenia są przetwarzane z zachowaniem pełnej poufności, a tożsamość sygnalisty oraz jego dane osobowe są chronione na każdym etapie postępowania, zgodnie z przepisami prawa.

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za jego wyraźną zgodą.

Organ, jakim jest Gmina Zduny, zapewnia, że dostęp do danych osobowych sygnalisty będą miały tylko i wyłącznie osoby upoważnione do podejmowania czynności związanych z obsługą zgłoszeń zewnętrznych, uprzednio wytypowane przez Urząd Gminy Zduny, obsługujący organ w zakresie zgłoszeń zewnętrznych, na podstawie ich odpowiednich kwalifikacji, w tym wiedzy prawnej z zakresu ochrony danych osobowych.

Kanały komunikacji przyjęte na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów, zapewniają, między innymi, kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem do nich osób nieupoważnionych.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych

6.1. Zasada poufności danych sygnalisty

Dane osobowe sygnalisty umożliwiające ustalenie jego tożsamości nie mogą być ujawniane osobom nieupoważnionym, chyba, że sygnalista wyraził na to wyraźną zgodę. Wyjątek stanowi sytuacja, w której ujawnienie danych jest konieczne i proporcjonalne zgodnie z przepisami prawa, w szczególności
w związku z:

1. postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne,
2. postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi, w tym w celu zapewnienia prawa do obrony osobie, której dotyczy zgłoszenie.

6.2. Powiadomienie sygnalisty o ujawnieniu danych

Przed ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub sąd ma obowiązek poinformować sygnalistę o powodach ujawnienia jego danych, przesyłając odpowiednie wyjaśnienie w formie papierowej lub elektronicznej. Obowiązek ten nie ma zastosowania, jeżeli powiadomienie mogłoby zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu, przygotowawczemu lub sądowemu.

6.3. Zakres i minimalizacja przetwarzania danych

Administrator danych (tutaj: Gmina Zduny, której jednostką pomocniczą w zakresie obsługiwania zgłoszeń zewnętrznych jest Urząd Gminy Zduny) działa w oparciu o zasadę minimalizacji danych.
To oznacza, że przetwarza wyłącznie takie dane, które są niezbędne do przyjęcia zgłoszenia oraz do podjęcia działań następczych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa.

Dane niemające znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a jeśli zostaną przypadkowo zebrane, są niezwłocznie usuwane, nie później niż w terminie 14 dni od ustalenia ich nieistotności.

6.4. Realizacja obowiązku informacyjnego wobec osób wskazanych w zgłoszeniu

Administrator danych jest zobowiązany do poinformowania osób wskazanych w zgłoszeniu o przetwarzaniu ich danych osobowych zgodnie z art. 14 RODO. W treści klauzuli informacyjnej wyłącza się informację o źródle danych (art. 14 ust. 2 lit. f RODO), czyli nie ujawnia się danych osobowych sygnalisty, chyba że:

1. sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, lub
2. wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO, dotyczącego przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych, również nie stosuje się, z wyjątkiem wyżej wskazanych przypadków.

6.5. Przechowywanie danych osobowych i dokumentacji związanej ze zgłoszeniem

Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniami przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym:

1. a) przekazano zgłoszenie zewnętrzne do właściwego organu,
2. b) zakończono działania następcze związane ze zgłoszeniem, lub
3. c) zakończono postępowania zainicjowane działaniami następczymi.

Po upływie powyższych okresów dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem są usuwane, z wyjątkiem przypadków, gdy dokumenty te stanowią część akt postępowań przygotowawczych, sądowych lub sądowoadministracyjnych.

6.6. Zasady ochrony danych osobowych wynikające z ogólnego rozporządzenia – RODO

Administrator zapewnia, że dane osobowe sygnalisty będą przetwarzane zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, tj.:

1. a)      przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;
2. b)      zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 za niezgodne z pierwotnymi celami (?ograniczenie celu?);
3. c)       adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (?minimalizacja danych?);
4. d)      prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane (?prawidłowość?);
5. e)      przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą (?ograniczenie przechowywania?);
6. f)       przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych (?integralność i poufność?).

6.7. Niszczenie dokumentacji związanej ze zgłoszeniem

Po upływie okresów przechowywania dokumentacja zawierająca dane osobowe sygnalisty jest usuwana, a związane z nią dokumenty są niszczone. Przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się, z wyjątkiem przypadków, gdy dokumenty stanowią część akt postępowań przygotowawczych, sądowych lub sądowoadministracyjnych.

7. Charakter działań następczych

Gmina Zduny przy pomocy Urzędu Gminy Zduny podejmuje działania następcze związane z dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego przez sygnalistę mające na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w przedmiotowym zgłoszeniu oraz podjęcia czynności mających na celu przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności poprzez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach zewnętrznej procedury zgłoszeń.

8. Środki ochrony prawnej i procedury przeciw działaniom odwetowym

Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia związanego z naruszeniem prawa a także ujawnienia publicznego ? zgodnie z ustawą. Wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania ww. środka.

Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie sygnalisty mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej dokonującego działań odwetowych z określonym podmiotem prawnym.

Ochrona obejmuje również osoby pomagające sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą (współpracownik lub osoba najbliższa sygnaliście).

Niedopuszczalne są m.in. takie działania odwetowe, jak: odmowa zatrudnienia, rozwiązanie umowy, obniżenie wynagrodzenia, pomijanie przy awansie czy szkoleniach, mobbing, dyskryminacja oraz inne niesprawiedliwe traktowanie.

Podmiot, którego dotyczy zgłoszenie, musi udowodnić, że działania wobec sygnalisty nie miały charakteru odwetowego.

Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby, regulacje w zakresie powyższym (dot. stosunku pracy) stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.

Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

1) wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;

2) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia,
w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

Sygnaliście, wobec którego podjęto działania odwetowe, przysługuje odszkodowanie w wysokości co najmniej przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Klauzule w umowach wyłączające prawo do zgłoszenia lub przewidujące działania odwetowe są nieważne.

Przepisy karne

1. Kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
2. Jeżeli sprawca czynu określonego w pkt. 1 stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
3. Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
4. Sprawca czynu określonego w pkt. 3 działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
5. Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
6. Ochrona przed odpowiedzialnością sygnalisty za naruszenie poufności danych

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego przez sygnalistę nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności sygnalisty w związku ze zgłoszeniem, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Sygnalista jest chroniony przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności, o ile działał w dobrej wierze miał uzasadnione podstawy by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

10. Możliwość korzystania z procedur wewnętrznych w ramach konkretnego podmiotu prawnego

Sygnalista jest zachęcany do korzystania z procedur wewnętrznych funkcjonujących w ramach konkretnego podmiotu prawnego, jeżeli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego oraz, gdy ryzyko działań odwetowych jest niewielkie.

11. Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO)

Aleja Solidarności 77, 00-090 Warszawa

Telefon centrali: +48 22 55 17 700

Adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

Informujemy, że są to dane ogólnodostępne do organu, jakim jest Rzecznik Praw Obywatelskich. Szczegółowe informacje dotyczące procedury przyjmowania zgłoszeń przez RPO, w tym dedykowane ku temu kanały, znajdziecie Państwo na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich https://bip.brpo.gov.pl/pl .

 

Załączniki:

1. Zarządzenie Nr 159A/2024 Wójta Gminy Zduny z dnia 20 grudnia 2024 r.

Załącznik do Zarządzenia

2. Formularz zgłoszeń nieprawidłowości
3. Klauzula informacyjna